Politique de Confidentialité et Protection des Données

1. Préambule

La société 3FORTSOFT accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.

La présente Politique de Confidentialité a pour objectif de vous informer de manière claire et transparente sur :

• Les données personnelles que nous collectons
• Les finalités de traitement
• Vos droits en matière de protection des données
• Les mesures de sécurité mises en œuvre

Cette politique s'applique à l'ensemble de la Plateforme Rentory (site web rentory.fr et application app.rentory.fr).

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

3FORTSOFT
Forme juridique : SAS
Siège social : 91 Route des Romains, 67200 Strasbourg
SIRET : 989 618 509 00016
E-mail : contact@rentory.fr

Référent Protection des Données :
E-mail : contact@rentory.fr

3. Cadre juridique

Le traitement de vos données personnelles est effectué conformément :

• Au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679)
• À la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée
• Au Code de la consommation

4. Données collectées

4.1 Données relatives à votre compte utilisateur

Lors de la création de votre compte, nous collectons :

• Identité : nom, prénom
• Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone
• Informations professionnelles : raison sociale (si SCI ou professionnel), régime fiscal
• Coordonnées bancaires (facultatif) : IBAN et BIC de votre profil de bailleur, si vous les renseignez. Ils sont imprimés sur les avis d'échéance de loyer que vous générez, pour indiquer à votre locataire où payer, et ne servent à rien d'autre. Vous pouvez les modifier ou les effacer à tout moment depuis votre profil.

Base légale : Exécution du contrat (fourniture du service Rentory)

4.2 Données relatives aux biens immobiliers

Lorsque vous enregistrez un bien immobilier, nous collectons :

• Informations du bien : adresse complète, type de bien, surface, nombre de pièces
• Informations financières : montant du loyer, charges, dépôt de garantie
• Documents associés : photos, diagnostics, documents techniques

Base légale : Exécution du contrat

4.3 Données de vos locataires et garants

Lorsque vous enregistrez dans Rentory des informations sur vos locataires, leurs garants ou d'autres tiers, vous êtes responsable de ce traitement : c'est vous qui décidez pourquoi et comment ces données sont utilisées, et sur quelle base légale. 3FORTSOFT agit alors comme sous-traitant. Nous traitons ces données uniquement pour vous fournir le service, selon vos instructions et dans les conditions de l'accord de sous-traitance des données.

Il s'agit, selon ce que vous saisissez :

• Identité et coordonnées : civilité, nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, adresse
• Bail : dates, loyer, charges, dépôt de garantie, clauses
• Suivi : loyers dus et payés, régularisations de charges, états des lieux (relevés de compteurs, clés, observations)
• Documents que vous téléversez (bail, justificatifs, diagnostics, etc.)
• Documents générés : les informations que vous saisissez pour certains courriers et actes : pour un acte de cautionnement, lieux de naissance du locataire et de la caution, adresse, profession et conjoint de la caution, montant de son engagement, statut d'étudiant ou d'apprenti du locataire ; pour un congé, motif du congé et manquements reprochés au locataire, bénéficiaire d'une reprise et son lien avec vous, protection des locataires âgés aux ressources modestes. Les documents générés au format PDF sont enregistrés dans vos documents Rentory, sauf le courrier de restitution du dépôt de garantie.
• Restitution du dépôt de garantie : lorsque vous générez le courrier de restitution, les coordonnées bancaires (IBAN) et la nouvelle adresse du locataire que vous saisissez sont imprimées dans le document puis effacées. Elles ne sont pas enregistrées dans votre compte, et ce courrier n'est pas enregistré dans vos documents Rentory : seul l'exemplaire que vous téléchargez les contient.

Vos locataires et garants exercent leurs droits auprès de vous. S'ils s'adressent à nous, nous transmettons leur demande et vous aidons à y répondre.

4.4 Données de connexion et d'utilisation

Nous collectons automatiquement :

• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation
• Données de navigation : pages visitées, durée de visite, actions effectuées
• Origine de la visite : lorsque vous cliquez sur un bouton de création de compte, l'application reçoit le bouton utilisé et le parcours choisi. Uniquement si vous l'avez accepté sur la page Gérer les cookies, elle reçoit aussi les paramètres de campagne, le type de site d'origine et les pages d'entrée de votre visite. Ces informations servent à savoir quels canaux amènent de nouveaux utilisateurs et ne contiennent ni nom ni adresse e-mail.
• Cookies : voir notre Politique de Cookies

Base légale : Intérêt légitime (amélioration du service, sécurité)

4.5 Données de paiement

Si vous souscrivez à un abonnement payant :

• Informations de facturation : nom, adresse de facturation
• Moyens de paiement : les données bancaires sont traitées directement par notre prestataire de paiement sécurisé (Stripe) et ne sont jamais stockées sur nos serveurs

Base légale : Exécution du contrat + Obligation légale (facturation)

4.6 Newsletter

Si vous vous inscrivez à la newsletter depuis rentory.fr :

• Adresse e-mail : utilisée uniquement pour l'envoi de la newsletter (conseils de gestion locative et nouveautés du produit). Elle est gérée par notre prestataire d'envoi Brevo.
• Preuve du consentement : version du texte accepté, page d'inscription et date, associées à une empreinte (hachage SHA-256) de votre adresse plutôt qu'à l'adresse elle-même.
• Protection du formulaire : quand vous commencez à remplir le formulaire, Cloudflare Turnstile vérifie que vous n'êtes pas un robot à partir de votre adresse IP et d'informations techniques sur votre navigateur. Le nombre de tentatives est aussi limité par adresse IP et par adresse e-mail, conservées sous forme pseudonymisée pendant 25 heures au plus.

L'inscription n'est effective qu'après avoir cliqué sur le lien de confirmation reçu par e-mail. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment grâce au lien présent dans chaque envoi ou en écrivant à contact@rentory.fr. La newsletter est distincte de la création d'un compte et des e-mails liés au service.

Base légale : Consentement, révocable à tout moment

4.7 Générateur de quittance gratuit

Si vous utilisez le générateur de quittance de loyer de rentory.fr, sans compte :

• Informations de la quittance : nom et adresse du bailleur (et SIRET pour une société), nom des locataires, adresse du logement, période, montants et date de paiement. Elles servent uniquement à créer le PDF, converti par notre prestataire Hetzner, qui vous est renvoyé immédiatement. Elles ne sont ni enregistrées ni journalisées, et ne sont pas réutilisées.
• Protection du générateur : quand vous commencez à remplir le formulaire, Cloudflare Turnstile vérifie que vous n'êtes pas un robot à partir de votre adresse IP et d'informations techniques sur votre navigateur. Une seule quittance peut être générée par jour et par adresse IP (par bloc d'adresses /64 en IPv6) : l'adresse est conservée sous forme pseudonymisée pendant 25 heures au plus.

Base légale : Intérêt légitime à fournir l'outil que vous utilisez et à le protéger contre les abus

5. Finalités et bases légales

Les données sont utilisées uniquement pour les finalités annoncées au moment de leur collecte, notamment pour :

• Créer et administrer votre compte et fournir les fonctionnalités demandées : exécution du contrat.
• Enregistrer les informations que vous choisissez d'ajouter à votre gestion locative : exécution du contrat. Pour les données de vos locataires et garants, nous agissons comme sous-traitant (voir 4.3).
• Répondre aux demandes d'assistance et assurer le suivi de la relation utilisateur : exécution du contrat ou intérêt légitime à fournir un support.
• Sécuriser la Plateforme, prévenir les abus et diagnostiquer les incidents : intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs.
• Protéger le formulaire newsletter contre les robots et les inscriptions abusives (vérification Cloudflare Turnstile, limitation des tentatives) : intérêt légitime à sécuriser le service et à ne pas envoyer de messages non sollicités.
• Créer la quittance demandée avec le générateur gratuit et le protéger contre les robots et les abus (vérification Cloudflare Turnstile, une quittance par jour et par adresse IP) : intérêt légitime à fournir l'outil et à protéger le service.
• Améliorer le produit à partir de statistiques d'utilisation internes (fonctionnalités utilisées, étapes d'inscription et d'abonnement, taille du portefeuille, type de compte, par exemple compte de test ou de l'entourage de l'équipe) : intérêt légitime à comprendre l'usage du service et à fiabiliser nos statistiques. Les données détaillées sont conservées 13 mois, puis seules des statistiques agrégées sont conservées.
• Conserver la preuve de votre acceptation des CGU et de l'accord de sous-traitance, et des CGV lors d'une souscription (version acceptée et date) : exécution du contrat, intérêt légitime à pouvoir établir cette acceptation et, pour les CGV, obligation légale de conserver le contrat conclu en ligne.
• Vous adresser les informations liées à votre abonnement payant (confirmation de souscription avec les CGV, rappel avant le renouvellement d'un abonnement annuel, confirmation de résiliation, accusé de réception d'une rétractation) et en conserver la preuve : exécution du contrat et obligations légales.
• Établir les factures et respecter les obligations comptables : obligation légale.
• Envoyer la newsletter aux personnes qui l'ont demandée : consentement, révocable à tout moment.
• Mémoriser l'origine de votre visite pendant la navigation pour la rattacher à votre inscription : consentement, révocable à tout moment.
• Mesurer l'audience de façon anonyme et agrégée : consentement, révocable à tout moment.

6. Caractère obligatoire ou facultatif

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour créer le compte ou fournir la fonctionnalité demandée. Sans ces informations, Rentory peut ne pas être en mesure de fournir le service concerné. Les autres informations sont facultatives et peuvent être complétées ou supprimées depuis le service lorsqu'une telle option est disponible.

7. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux personnes habilitées de 3FORTSOFT et, dans la limite nécessaire à leur mission, aux prestataires qui assurent l'hébergement, le stockage, l'authentification, la protection anti-robot, l'envoi technique, le paiement, la maintenance et la mesure d'audience.

Ces prestataires agissent selon les instructions de 3FORTSOFT, dans le cadre d'un accord de traitement des données signé avec chacun :

• Vercel Inc. (États-Unis) : hébergement du site et de l'application (fonctions serveur exécutées en France, à Paris), mesure d'audience
• MongoDB Inc. : base de données, hébergée en France
• OVH SAS (France) : stockage des fichiers
• Clerk Inc. (États-Unis) : connexion aux comptes
• Stripe : paiement des abonnements. Pour la lutte contre la fraude et ses propres obligations réglementaires, Stripe agit en tant que responsable de traitement indépendant.
• Brevo (France) : envoi de la newsletter et des e-mails liés au service (confirmation de suppression de compte, informations sur les conditions d'utilisation, e-mails liés à l'abonnement payant)
• Cloudflare Inc. (États-Unis) : protection anti-robot
• Google LLC, Firebase Cloud Messaging (États-Unis) : envoi des notifications sur mobile
• Hetzner Online GmbH (Allemagne) : conversion en PDF des documents générés

Lorsque vous saisissez une adresse dans l'application, elle est aussi envoyée aux services publics Base Adresse Nationale et API Géo (État français) pour vous proposer des suggestions.

Les données de vos locataires et garants ne sont confiées qu'aux prestataires nécessaires à leur traitement, listés dans l'accord de sous-traitance des données.

Les données ne sont pas vendues. Elles peuvent être communiquées à une autorité lorsque la loi l'exige.

8. Durées de conservation

Les données actives du compte et de gestion locative sont conservées pendant la durée d'utilisation du service. Après la fermeture du compte, elles sont supprimées ou archivées uniquement lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale, établir une preuve, assurer la sécurité ou défendre un droit.

Les factures et pièces comptables sont conservées pendant la durée imposée par la réglementation. Les journaux techniques de l'hébergement sont conservés 30 jours. Les statistiques de mesure d'audience sont conservées 1 an. Les statistiques d'utilisation internes détaillées sont conservées 13 mois ; seules des statistiques agrégées sont conservées au-delà. L'origine de votre inscription (voir 4.4) est conservée 13 mois, ou jusqu'à la suppression de votre compte si elle intervient avant. Les échanges avec le support sont conservés le temps de traiter votre demande.

La preuve de votre acceptation des CGU et des CGV, et les e-mails liés à votre abonnement, sont conservés pendant la durée d'utilisation du service. Par exception, la preuve de l'acceptation des CGV lors d'une souscription (identifiant de compte, version, date et heure, référence de la commande) est conservée dix ans à compter de la souscription, même après la suppression du compte, comme l'exigent les articles L213-1 et D213-1 et suivants du Code de la consommation. Lorsqu'un compte est supprimé, une trace minimale de la suppression (identifiant chiffré et dates) est conservée pour justifier de la demande et de son exécution.

L'adresse e-mail d'un abonné à la newsletter est conservée jusqu'à sa désinscription, ou supprimée après 3 ans sans aucun clic dans nos envois. Une inscription non confirmée est supprimée après 30 jours. Après désinscription, l'adresse est seulement conservée dans une liste d'opposition, pour ne plus vous écrire. La preuve du consentement est supprimée 5 ans après la fin de votre abonnement (désinscription ou suppression de votre adresse).

Lorsque vous demandez la suppression de votre compte, nous vous informons des données supprimées et, le cas échéant, de celles qui doivent encore être conservées ainsi que du motif applicable.

9. Transferts hors de l'Union européenne

Certaines données sont traitées aux États-Unis ou accessibles depuis les États-Unis : l'hébergement (Vercel, dont les fonctions serveur s'exécutent en France, à Paris), la protection anti-robot (Cloudflare), la connexion aux comptes (Clerk), le paiement (Stripe), les notifications sur mobile (Google Firebase) et l'assistance technique de la base de données (MongoDB, dont les données restent hébergées en France).

Ces six prestataires sont certifiés au titre du cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis (Data Privacy Framework), reconnu par la décision d'adéquation (UE) 2023/1795 de la Commission européenne du 10 juillet 2023. Les accords de traitement de Vercel, Cloudflare, Clerk, Stripe et MongoDB comprennent aussi les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties à contact@rentory.fr.

10. Vos droits

Selon la base légale et votre situation, vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, vous opposer à certains traitements ou retirer votre consentement pour l'avenir.

Pour exercer un droit, écrivez à contact@rentory.fr en indiquant l'adresse e-mail du compte et la nature de votre demande. Un justificatif d'identité n'est demandé qu'en cas de doute raisonnable et uniquement dans la mesure nécessaire.

Vous pouvez aussi définir des directives sur la conservation, l'effacement et la communication de vos données après votre décès, et désigner la personne chargée de les exécuter, en écrivant à la même adresse. Sans directives, vos héritiers peuvent exercer certains droits dans les conditions prévues par l'article 85 de la loi Informatique et Libertés.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

11. Décision automatisée

Rentory ne prend pas de décision produisant un effet juridique ou un effet similaire significatif à votre égard sur la seule base d'un traitement automatisé.

12. Sécurité

3FORTSOFT applique des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation. Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, ces mesures sont réévaluées selon les risques et l'évolution du service.

13. Mise à jour et contact

Cette politique est mise à jour lorsque les traitements ou leurs conditions évoluent. La date affichée en haut de page indique la dernière révision publiée.

Pour toute question sur cette politique ou sur vos données, contactez 3FORTSOFT à contact@rentory.fr ou par courrier au 91 Route des Romains, 67200 Strasbourg, France.