Accord de sous-traitance des données

1. Objet et rôles

Le présent accord fait partie des Conditions Générales d'Utilisation de Rentory. Il s'applique dès que vous enregistrez dans l'application des données personnelles concernant vos locataires, leurs garants ou d'autres tiers, conformément à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Pour ces données, vous êtes responsable de traitement (ci-après « le Bailleur ») et 3FORTSOFT, SAS au capital de 1 500 €, RCS Strasbourg 989 618 509, 91 Route des Romains, 67200 Strasbourg, est sous-traitant.

Les données de votre propre compte (identité, connexion, facturation) ne sont pas concernées : 3FORTSOFT en est responsable de traitement, dans les conditions de la Politique de confidentialité.

2. Description du traitement

• Finalité : permettre au Bailleur de gérer ses locations dans Rentory (biens, baux, loyers, charges, états des lieux, documents, rappels).
• Nature des opérations : hébergement, enregistrement, consultation, génération de documents, envoi de notifications, suppression.
• Personnes concernées : locataires, garants et autres tiers dont le Bailleur saisit les informations.
• Catégories de données : civilité, nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, adresse ; informations du bail (dates, loyer, charges, dépôt de garantie, clauses) ; loyers dus et payés, régularisations de charges ; états des lieux ; documents téléversés par le Bailleur ; documents générés dans l'application et informations saisies pour les générer : pour un acte de cautionnement, lieu de naissance du locataire et de la caution, adresse, profession et conjoint de la caution, montant de son engagement, statut d'étudiant (boursier ou non) ou d'apprenti du locataire ; pour un congé donné par le Bailleur, motif du congé et manquements reprochés au locataire, identité, adresse et lien avec le Bailleur du bénéficiaire d'une reprise, application ou non de la protection des locataires âgés de plus de 65 ans aux ressources modestes ; pour le courrier de restitution du dépôt de garantie, coordonnées bancaires (IBAN) et nouvelle adresse du locataire, imprimées dans le document puis effacées, sans être enregistrées dans l'application.
• Données sensibles : aucune n'est demandée. Le Bailleur s'engage à ne pas en saisir dans les champs libres (voir article 3).
• Durée : la durée d'utilisation du compte, puis jusqu'à la suppression prévue à l'article 10.

3. Engagements du Bailleur

Le Bailleur :

• dispose d'une base légale pour chaque traitement (par exemple l'exécution du bail ou une obligation légale) ;
• informe ses locataires et garants du traitement de leurs données ;
• n'enregistre que les données nécessaires. Pour un candidat à la location ou sa caution, il ne demande que les pièces autorisées par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 ;
• ne saisit dans les champs libres aucune donnée relative à la santé, aux opinions, à la religion, à l'origine, à la vie sexuelle ou à des infractions, ni aucun commentaire excessif ou injurieux ;
• fixe la durée de conservation de ces données et les supprime lorsqu'elles ne sont plus nécessaires. À titre indicatif, la CNIL retient la durée du bail puis, en archive, trois ans en cas de gestion directe (référentiel « gestion locative » du 6 mai 2021) ;
• répond aux demandes d'exercice de droits de ses locataires et garants.

4. Instructions

3FORTSOFT traite les données uniquement sur instruction documentée du Bailleur. Ces instructions sont constituées par les présentes conditions et par l'utilisation que le Bailleur fait des fonctionnalités de l'application. 3FORTSOFT n'utilise pas ces données pour son propre compte, ne les vend pas et ne les utilise pas à des fins publicitaires.

Si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou au droit français, 3FORTSOFT en informe immédiatement le Bailleur. Si la loi l'oblige à traiter ces données autrement, elle l'en informe au préalable, sauf si la loi l'interdit.

5. Confidentialité

Seules les personnes de 3FORTSOFT qui en ont besoin pour fournir, maintenir ou sécuriser le service accèdent aux données. Elles sont tenues à la confidentialité.

6. Sécurité

3FORTSOFT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :

• le chiffrement des échanges entre votre appareil et l'application (HTTPS) ;
• une authentification par un prestataire spécialisé et le cloisonnement des données par compte ;
• l'hébergement de la base de données et des documents en France ;
• la limitation des accès internes aux seules personnes habilitées.

Ces mesures sont réévaluées selon les risques et l'évolution du service.

7. Sous-traitants ultérieurs

Le Bailleur autorise 3FORTSOFT à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés ci-dessous. Chacun est lié à 3FORTSOFT par un contrat qui lui impose des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord.

3FORTSOFT informe le Bailleur par e-mail au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur. Le Bailleur peut s'y opposer pour un motif légitime lié à la protection des données en écrivant à contact@rentory.fr. Si aucune solution n'est trouvée, il peut fermer son compte sans frais avant l'entrée en vigueur du changement.

Les transferts de données hors de l'Union européenne sont encadrés par la décision d'adéquation (UE) 2023/1795 (Data Privacy Framework) et, le cas échéant, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8. Assistance au Bailleur

3FORTSOFT aide le Bailleur, dans la mesure du possible et compte tenu des informations dont elle dispose :

• à répondre aux demandes d'exercice de droits de ses locataires et garants. Si une telle demande lui parvient directement, elle la transmet au Bailleur sans délai ;
• à assurer la sécurité des données ;
• à réaliser, s'il y a lieu, une analyse d'impact relative à la protection des données, en lui fournissant les informations utiles sur le service.

9. Violation de données

En cas de violation de données personnelles touchant les données du Bailleur, 3FORTSOFT l'en informe par e-mail dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance. Elle lui communique les informations dont elle dispose pour lui permettre, le cas échéant, de notifier la violation à la CNIL et d'en informer les personnes concernées.

10. Fin du service

Avant de fermer son compte, le Bailleur peut télécharger ses documents et une copie de ses données dans un format structuré depuis la page « Mon compte et mes données » de l'application, ou en faire la demande à contact@rentory.fr.

Après la fermeture du compte, 3FORTSOFT supprime les données de ses locataires et garants dans un délai d'un mois, sauf si la loi l'oblige à en conserver une partie.

11. Documentation et audits

3FORTSOFT met à la disposition du Bailleur les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le Bailleur peut demander un audit, réalisé par lui-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret, avec un préavis de 30 jours et au plus une fois par an, sauf violation de données. Chaque partie supporte ses propres frais.

12. Contact

Pour toute question sur cet accord : contact@rentory.fr ou par courrier à 3FORTSOFT, 91 Route des Romains, 67200 Strasbourg, France.